Als ondernemer is het binnenhalen van nieuwe opdrachtgevers natuurlijk een belangrijke doelstelling. Dat is logisch omdat new business de bedrijfsgroei stimuleert. Wanneer u als ondernemer van plan bent om een nieuwe opdrachtgever aan uw organisatie te binden, is het wel verstandig om te weten met wie u zaken gaat doen.
Wanneer u uw diensten of producten zoals afgesproken heeft geleverd, is het de beurt aan de opdrachtgever om conform afspraak de betaling te verrichten. Helaas wil dit soms nog wel eens misgaan.
Dit kan verschillende oorzaken hebben. De gegevens in de overeenkomst kunnen onjuist zijn. Uw nieuwe opdrachtgever is van mening dat uw prestatie niet volgens afspraak is verricht. Deze nieuwe opdrachtgever kan natuurlijk ook laks zijn met het nakomen van zijn betalingsafspraken. Het kan ook zo zijn dat deze opdrachtgever niet bij machte is om te betalen. Dit laatste komt helaas steeds vaker voor. Het is dan ook belangrijk om risico’s zoveel mogelijk uit te sluiten. Wij laten u enkele handige stappen zien die u kunt nemen om risico’s te beheersen.
Kijk met een kritisch oog
Wij merken regelmatig dat ondernemers de controle van een nieuwe opdrachtgever onderschatten of overslaan. Ze willen te graag een deal kunnen sluiten. Wij adviseren ondernemers om voor het sluiten van de overeenkomst met een kritisch oog te kijken wie die eventuele nieuwe opdrachtgever is. Er zijn wat stappen die u als ondernemer kunt nemen voordat u de deal met uw nieuwe opdrachtgever sluit. Dit met als doel de kans op niet betalen te minimaliseren. We zetten onze tips hieronder voor u op een rijtje.
- Bij het afsluiten van een overeenkomst is het verstandig dat u vooraf informeert wat de correcte benaming van uw opdrachtgever (contractspartij) is. Vermeld eventueel het Kamer van Koophandelnummer van uw opdrachtgever, zodat u er zeker van bent dat het de juiste contractspartij betreft. Vaak bestaan organisaties uit diverse entiteiten. Het vermelden van de verkeerde entiteit kan een flinke administratieve rompslomp tot gevolg hebben.
- Wij raden absoluut aan om vooraf te controleren of uw contactpersoon wel tekeningsbevoegd is. Dit kunt u bijvoorbeeld doen middels het opvragen van een uittreksel bij de KvK. Is de bewuste contactpersoon niet bevoegd om te tekenen? Vraag dan altijd een handtekening van een bevoegd persoon.
- Gaat het om een overeenkomst met een hoge waarde? Dan is het verstandig dat u deze opdrachtgever goed screent. Dit kan door een kredietrapport over deze opdrachtgever op te vragen. Er zijn diverse partijen die dit aanbieden. Wees wel kritisch op de kwaliteit van kredietrapporten. Het kan zijn dat goedkopere rapporten gedateerde informatie bevatten. Tegenwoordig kan ook simpel zoekwerk op het internet meer informatie over organisaties verschaffen. Mocht de vergaarde informatie negatief uitvallen, dan is het verstandig dat u aanvullende betalingsvoorwaarden in de overeenkomst opneemt. Denk hierbij aan vooruitbetaling, persoonlijke borgstelling of het vragen van een bankgarantie.
- Zijn uw opdrachtgevers consumenten? Een consument kan natuurlijk het beste gecontroleerd worden door een kopie van het identiteitsbewijs en eventueel door te verzoeken om een symbolische betaling om op die manier betalingsgegevens te controleren.
- Bouw een goed dossier op. Zorg voorafgaand aan het sluiten van de overeenkomst dat u zoveel mogelijk gegevens van uw nieuwe opdrachtgever hebt. Zorg dat alle afspraken die u met uw nieuwe opdrachtgever maakt schriftelijk worden vastgelegd. Op deze manier creëert u een sterke positie wanneer uw opdrachtgever niet betaalt. Wanneer u de vordering uit handen geeft aan een incassobureau, gerechtsdeurwaarder of advocaat wordt het daardoor gemakkelijker om de vordering te innen.
Deze blog is geschreven door John van Dommelen. John is als Relatiemanager werkzaam bij Janssen & Janssen. Vanuit die hoedanigheid adviseert hij dagelijks ondernemers bij het professionaliseren van het debiteurenbeheer.
Wij hopen dat dit artikel u helpt om uw debiteurenbeheer professioneel in te richten. Wilt u meer informatie over het inrichten van een gedegen debiteurenbeheer? Neem contact op met uw contactpersoon bij Janssen & Janssen.
088-730 34 37
Telefonisch zijn we bereikbaar via 088 730 34 37 en per mail via info.sales@janssen-janssen.nl.