Hoe neem je de juiste beslissing?

Incasso of afboeken? Voor de ene ondernemer een makkelijke keuze, maar voor de andere een duivels dilemma. En die laatstgenoemde groep ondernemers, die helpen we graag. Natuurlijk niet door alleen de incasso’s te verzorgen. Maar we helpen ook om de juiste afweging te maken. Is het slim om een incassobureau of deurwaarder in te schakelen? Of toch maar beter van niet? In dit artikel nemen we je mee langs de elementen die je uiteindelijk helpen om de knoop door te hakken.

1. Sta jij in je recht?

Bij het maken van de afweging om een vordering al dan niet uit handen te geven is het belangrijk een goed beeld te hebben van de slagingskans. Om daar te komen zijn een drietal aspecten van belang:

Volgens afspraak geleverd?
Bij het aangaan van een overeenkomst tot levering van goederen of diensten heb je natuurlijk allebei een verplichting. Jij moet leveren en jouw klant moet vervolgens betalen voor geleverde goederen of diensten. Je zult allereerst jouw deel van de overeenkomst moeten zijn nagekomen. Dus heb je geleverd volgens afspraak?

Verweer
Als jouw klant om een bepaalde redenen het niet eens is met de situatie noemen wij dit ‘verweer’. Dit kan zijn als goederen en diensten niet volgens afspraak zijn geleverd, producten beschadigd of defect zijn of misschien wel te laat zijn geleverd. Of de dienstverlening heeft niet het resultaat geleverd dat was besproken en wat misschien ook wel is vastgelegd in de overeenkomst. Wanneer verweer is ingediend, moet je bekijken of dit verweer terecht is of niet. Ook is het van belang dat de klant een goede inhoudelijke reactie op zijn verweer krijgt, waarin het verweer wordt weerlegd. Heb je twijfels dan kun je altijd even contact opnemen met onze incassospecialisten of juristen.

Dossieropbouw
Als jouw klant zijn betalingsplicht niet is nagekomen, is het belangrijk dat je een dossier hebt opgebouwd met bewijslast. Hiermee kun je aantonen dat jouw klant in verzuim is en jij alle noodzakelijke stappen hebt gezet om alsnog betaald te krijgen. Maar ook om te kunnen aantonen dat jij jouw verplichting bent nagekomen. Mocht het geschil ooit voor de rechter komen, dan telt dit zeker mee.

2. De hoogte van het openstaande bedrag in relatie tot de kosten

Ook niet onbelangrijk... om welk bedrag gaat het eigenlijk? Welke bedrag loop jij als ondernemer mis? We noemen dit ook wel de openstaande vordering. Weet je dat je in veel gevallen kostenrisico loopt als je een incassobureau of deurwaarder gaat inschakelen?

De reden hiervan is dat de kosten in eerste instantie natuurlijk bij jouw klant in rekening worden gebracht. Maar als we niet in contact kunnen komen met de klant, of wanneer betaling uitblijft, worden de kosten bij jou in rekening gebracht. Daarnaast wordt ook in veel gevallen gewerkt met een basisvergoeding. Wij adviseren om vooraf helder te hebben welk bedrag je maximaal aan kosten kwijt kunt zijn bij het uit handen geven van jouw vordering. En staat dit – voor jou – in gezonde verhouding met de hoofdsom. Dat is iets wat je zeker moet meenemen in het maken van je afweging. De hoogte van de wettelijke incassokosten kan je eenvoudig berekenen via onze incasso-calculator.

Wat we hier ook nog even willen benoemen is no-cure-no-pay incasso. Veel incassobureaus hanteren een no-cure-no-pay-constructie. Als de klant niet betaalt, dan kost het jou niets. Dat klinkt verleidelijk, maar is het dat wel? Wij zijn zelf van mening dat voor goede dienstverlening nu eenmaal betaald moet worden. Wanneer wij spreken van goede dienstverlening kijken wij naar het volgende:

• Wij beoordelen eerst jouw dossier alvorens aan de slag te gaan. Zien wij geen kans van slagen, dan adviseren we vooraf.
• Wij zetten alle beschikbare middelen in om de vordering te incasseren. Zo gebruiken we alle mogelijke contactkanalen om in contact met jouw klant te komen.
• Wanneer het minnelijke traject niet heeft gezorgd voor het gewenste resultaat, bekijken wij of het zinvol is om een gerechtelijke procedure te starten. Hiervoor kunnen wij bijvoorbeeld in het beslagregister kijken of er al meerdere schulden zijn waar een loonbeslag op ligt. Wij geven een onderbouwd advies over het verdere verloop van de procedure. Ook geven we dan een overzicht van de kosten die bij het gerechtelijke traject komen kijken. Zo kan je een goede afweging maken of je nog verdere kosten wil maken, of niet.
• Wij benaderen jouw klant op een duurzame wijze. Met doel dat jij on speaking terms blijft met jouw klant, ook na het invorderingsproces.
• Uiteraard kun jij precies zien welke acties wij allemaal inzetten om de vordering te innen. Dit is mogelijk via onze Dossier-Online module.
• Je hebt een vast contactpersoon bij wie je met vragen terecht kan en die jou gedurende het proces steeds van advies kan voorzien.

Wij vangen dit allemaal in een soepel proces. Dat is voor ons kwalitatieve dienstverlening. Bij no-cure-co-pay zul je je moeten afvragen of alle beschikbare middelen op een correcte manier worden ingezet, of de communicatie prettig verloopt, etc. Neem dit mee in je besluitvorming en wees kritisch op no-cure-no-pay-incasso. De relatie tussen jou en je klant staat op het spel. Wij beseffen ons dat maar al te goed.

3. De situatie van jouw klant

Heeft jouw klant laten weten waarom hij niet betaalt? Is dat een logische reden? En kun je wellicht afspreken dat hij in termijnen betaalt? Hoe lang is hij al klant van jou? Hoe goed ken je hem? Wat is zijn invloed op jouw klantenportefeuille? Zit jouw klant in zwaar weer? Nadert er een faillissement? Dat zou zomaar kunnen door de coronacrisis.

Het is goed om te weten waarom jouw klant niet betaalt. Van daaruit kun je bepalen of incasso zinvol is of dat je misschien wel voor een andere aanpak moet gaan. Denk ook aan de effecten die het kan hebben op de onderlinge relatie en wat je daarmee wilt. Ook al doen wij er alles aan die relatie goed te houden, het is natuurlijk niet niks om een andere partij in te schakelen om de betaling te krijgen.

4. Jouw eigen principes

Last but not least... wat zegt jouw gevoel als ondernemer? We spreken veel ondernemers voor wie het een principekwestie is. En dat snappen wij. Is het voor jou ook een principekwestie? Of vind je dat minder belangrijk en is duurzaam ondernemen of het kostenrisico meer bepalend voor jou?

We hopen je hiermee handvatten te hebben gegeven om de juiste keuze te maken... incasso of afboeken? Natuurlijk snappen we ook dat dit artikel nog wat aanvullende vragen bij je oproept. Weet dat je ons altijd kunt bellen om vrijblijvend jouw vraag aan ons te stellen. We helpen je graag.

En besluit je om jouw vordering ter incasso uit handen te geven? Wij gaan met alle plezier voor je aan de slag!