Een goede factuur... die is duidelijk, volledig en laat niets tot de verbeelding toe. Als jij netjes aan je leveringsplicht voldoet, sta jij in je recht. Maar waar moet een goede factuur aan voldoen? We zetten het hieronder voor je op een rijtje:

• Naam en adres van de opdrachtgever;
• Factuurdatum: de dag waarop de factuur is opgesteld;
• Factuurnummer: het unieke volgnummer van de factuur. Wist je overigens dat je verplicht bent om de facturen doorlopend en opeenvolgend te nummeren? Dat is uiteraard ook handig voor jouw administratie;
• Klantnummer: natuurlijk altijd handig als je administratief medewerker(s) in dienst hebt.
• Hoeveelheid en omschrijving van de geleverde goederen of diensten. Maar ook de datum van levering en indien van toepassing de datum van een eventuele vooruitbetaling;
• De NAW-gegevens van jouw onderneming. Dit moet de juridische naam. De handelsnaam mag ook, als die in combinatie met het adres en woonplaats bij de Kamer van Koophandel is geregistreerd. Let op! Alleen het postbusadres is niet voldoende;
• btw-nummer van je onderneming. Als het goed is heeft deze 14 tekens. Is je BTW nummer korter? Vul het dan na de landcode aan met nullen;
• Het inschrijfnummer van je onderneming bij de Kamer van Koophandel;
• Prijzen exclusief btwen het btw-tarief dat je hanteert. Dit is 6 of 21 procent. Splits de bedragen ook uit exclusief en inclusief btw. Zo wordt voor je klant ook duidelijk hoe het factuurbedrag is opgebouwd;
• Het rekeningnummer dat jouw klant kan gebruiken om de betaling te voldoen;
• Betalingstermijn. Tip: stem voorafgaand aan de overeenkomst af of de door jou voorgestelde betalingstermijn een probleem vormt.

Tot slot enkele belangrijke tips!

1. Leg in je algemene voorwaarden de betalingstermijn vast en vermeld die termijn ook consequent op de facturen. De regels hiervoor zijn als volgt:

• Business-to-consumer: De betalingstermijn moet zijn vastgelegd in de algemene
  
• voorwaarden of in de overeenkomst. Dit moet een redelijke termijn zijn. Gebruikelijk is een betalingstermijn van 14 dagen.
• Business-to-business: Wettelijk is de betalingstermijn 30 dagen. Partijen mogen een afwijkende betalingstermijn overeenkomen, maar deze mag niet langer zijn dan 60 dagen. Als partijen niets hebben vastgelegd dan geldt de wettelijke termijn van 30 dagen.
• Zakendoen met de overheid: De betalingstermijn is maximaal 30 dagen. Daar mag niet van worden afgeweken.

2. Stem voorafgaand aan het factureren met jouw klant af of er in de factuur een specifieke omschrijving moet worden opgenomen, zodat dit direct herkenbaar is bij de administratie van je klant. Dit kan betalingsvertraging voorkomen.

3. Er zijn vaak branchespecifieke algemene voorwaarden die al voor een ondervanging van geschillen zorgen.

Hopelijk hebben wij je met deze checklist op weg geholpen. Heb je nu vragen of wil je dat wij jou helpen met jouw documenten. Bel ons gerust. We helpen je graag!

Heb je een incasso die je bij ons wilt neerleggen? Dat kan hier.