Geen betaling? Ook niet nadat jij jouw klant op vriendelijke wijze hebt geattendeerd op de openstaande betaling? Tijd om door te pakken. Een volgende stap is dan de aanmaning, De aanmaning is een formeel document waarin jij jouw klant informeert dat hij heeft verzuimd om zijn betalingsverplichting na te komen. Dit in tegenstelling tot de eerdere vriendelijke herinnering. In dit artikel geven we je tips om tot een goede aanmaning te komen.

De opbouw van jouw aanmaning

Een goede aanmaning is overzichtelijk, duidelijk en to-the-point. In de onderwerp regel zet je dan ook direct ‘AANMANING’. Geef in de inleiding aan dat jouw klant zijn betalingsverplichting niet is nagekomen. Geef vervolgens concreet aan waar het om gaat en hou het bij de feiten. Welke openstaande post(en), het verschuldigde bedrag en de verstreken betalingstermijn. Sluit af met een duidelijke, nieuwe betalingstermijn. Nodig hem ook uit om contact op te nemen als er vragen of opmerkingen zijn.

Toon in communicatie

Waar je toonzetting bij een betalingsherinnering nog vriendelijk was, mag de toon nu strenger zijn. Jouw klant heeft tot nu toe nog steeds niet aan zijn betalingsverplichting voldaan. Let er wel op dat de toon van je communicatie motiverend is. Een dwingende toon kan juist averechts werken. Nog drie andere tips in het kader van communicatie:

• Waar in een herinnering een beetje humor in de tekst nog wel eens kan werken, kun je dit hier het beste helemaal achterwege laten.
• Richt de tekst persoonlijk aan jouw klant. Een standaardtekst kan de indruk wekken dat je er niet bovenop zit.
• Zorg dat je aanmaning in begrijpelijke taal (B1 taalniveau) is geschreven. Hierdoor begrijpt jouw klant wat er van hem wordt verwacht.
  
  

Welke betalingstermijn hanteer je nu?

Over termijnen gesproken, jij bent aan zet! Kom in ieder geval in actie binnen drie dagen na het verstrijken van de betalingstermijn van de eerder verzonden herinnering. Wij adviseren een betalingstermijn van drie tot zeven dagen, afhankelijk van de oorspronkelijke betalingstermijn. Is de termijn in je factuur veertien dagen? Hanteer dan in de herinnering vijf dagen en bij de aanmaning drie dagen. Is de termijn op je factuur dertig dagen? Gebruik dan in de herinnering acht dagen en in de aanmaning vijf dagen.

Wel of geen extra kosten rekenen?

Er komt een punt dat er - bij uitblijven van betaling- extra kosten in rekening worden gebracht. Na deze aanmaning volgt de sommatie als laatste coulante zet. In deze zogenaamde ‘WIK-brief’ geef je expliciet aan wat de extra kosten zijn bij uitblijven van betaling en krijgt jouw klant nog veertien dagen om zonder extra kosten aan zijn verplichting te voldoen. Extra kosten zijn de wettelijke rente* en incassokosten.** Deze kosten ga je nu dus nog niet in rekening brengen. Je kunt al wel in de aanmaning vermelden dat jouw klant bij uitblijven van betaling aansprakelijk wordt gesteld voor deze extra kosten.

Juridische aandachtspunten

Mocht het leiden tot een rechtszaak dan telt de aanmaning zeker mee. De rechter kijkt hiernaar. Een aantal aandachtspunten zijn dus van belang:

• Wat nu als jouw klant aangeeft de aanmaning nooit te hebben ontvangen? Dan heb je een probleem. Het risico ligt bij de verzender. Bij jou dus. Je zult moeten kunnen aantonen dat jouw klant de aanmaning heeft ontvangen. Aangetekend versturen is dus slim. Een andere optie is om de aanmaning per post én per e-mail te versturen. Op deze manier is de kans groter dat de aanmaning daadwerkelijk wordt ontvangen. Bij een hoog financieel belang kunnen wij het ook voor je doen. Een deurwaarder gaat dan voor je op pad met de betekening van de brief en brengt deze in persoon naar jouw klant.Ook dit is rechtsgeldig.
• Jouw klant moet ‘in verzuim’ zijn wil je vervolgstappen kunnen nemen. Dat betekent dat hij wettelijk op de hoogte moet worden gesteld van het feit dat hij zijn betalingsverplichting niet is nagekomen. Met de aanmaning stel je jouw klant in gebreke en geef je hem alsnog een kans om aan zijn betalingsverplichting te voldoen. Bovendien heb je nu een wettelijk middel om vervolgstappen te nemen.
• Voor een goede opbouw van het dossier is één herinnering sturen en daarna één aanmaning al voldoende. Telefonisch contact is natuurlijk altijd goed, maar heeft niets met de aanmaning te maken.

Hopelijk weet je nu wat een aanmaning is, waarvoor je het gebruikt en hoe je deze gebruikt. Jij bent aan zet! Succes. Heb je nog vragen? Bel ons gerust!


*De wet staat toe dat je rente mag rekenen bij een betalingsachterstand. Voor niet-handelstransacties is dit 2%, v oor handelstransacties is dit 8%.

**In 2012 is de Wet Incassokosten in werking getreden. Dit zodat eerlijke incassokosten worden gerekend. De hoogte van de incassokosten is afhankelijk van de hoogte van de vordering. Je kunt ze eenvoudig berekenen via onze incassokosten- calculator.