Aanmanen, herinneren, factureren, sommeren...wanneer doe je wat?

Ondernemen is gaaf! Dat weet jij als geen ander. Maar bezig zijn met aanmaningen, herinneringen en sommaties natuurlijk niet. Maar het hoort er helaas wel bij. Toch is het zeker de moeite waard om te investeren in een effectief debiteurenbeheer. Daarmee voorkom je problemen en uiteindelijk kosten, stress en frustratie op een later moment. In dit artikel zetten we alle stappen van het debiteurenbeheer voor je op een rijtje.

1. Al je documenten op orde

Een goed begin is het halve werk, toch? Dat is bij debiteurenbeheer niet anders. Stap 1 is natuurlijk zorgen dat je documenten op orde zijn. Denk hierbij aan je overeenkomst, algemene voorwaarden, de factuur, de herinnering, een aanmaning en een ingebrekestelling.

Op internet vind je veelal sjablonen die je kunnen helpen. Wil je het echt strak neerzetten? Dan adviseren wij je toch een jurist in te schakelen die ervoor zorgt dat jouw documenten juist zijn opgebouwd. Daarmee ben je problemen voor. Jouw aanpak staat juridisch als een huis en is 100 procent toegespitst op jouw onderneming.

Wil je dat onze juristen je hierbij helpen? Laat het ons weten!

2. Aan de slag met je factuur

Signed, sealed, delivered! De overeenkomst is gesloten, jij hebt aan je leveringsplicht voldaan. Tijd om de factuur te sturen. Het is slim om bij het aangaan van de overeenkomst de betalingstermijn af te stemmen. Vraag of de door jouw gestelde betalingstermijn akkoord is. Dan heb je daar achteraf geen discussie over. We zien vaak dat dit wordt overgeslagen en dat bedrijven simpelweg het eigen beleid volgen. Bijvoorbeeld 30 dagen, waar jij in de factuur 14 dagen hebt staan. Door dit vooraf af te stemmen voorkom je dat je tijd en energie moet steken in een discussie achteraf. Een open deur, maar toch de moeite van het vermelden waard: zorg verder dat je factuur geen fouten bevat en volledig is.

Als laatste nog even een handige tip. Stem voorafgaand aan het factureren met je klant af of er in de factuur een specifieke omschrijving moet worden opgenomen, zodat dit direct herkenbaar is bij de administratie van je klant. Dit kan betalingsvertraging voorkomen.

Bekijk ook onze handige checklist met alle bouwstenen voor een goede factuur

3. Niet betaald? Dan volgt een herinnering

En wat je niet wilt, gebeurt dan toch. Jouw factuur is niet betaald. Wat nu? Een volgende stap is de betalingsherinnering. De eerste actie waarmee je jouw klant attendeert op de openstaande factuur.

De betalingsherinnering gaat veelal per e-mail of per post, maar mondeling of telefonisch en zelfs per sms of WhatsApp kan ook. Het voordeel van een herinnering per post of e-mail is dat je ook een helder bewijsstuk hebt. Mocht het komen tot een procedure dan kun jij aantonen dat jij alle stappen netjes hebt gevolgd.

Het is verstandig om 2 tot 3 dagen na het verstrijken van de betaaltermijn van de factuur te wachten met het sturen van de herinnering. Daarmee laat je wel zien dat je het serieus neemt en zijn ook last minute betalingen verwerkt. Een veelgebruikte betalingstermijn die wordt gebruikt is 7 of 8 dagen.

Je kunt je beperken tot één betalingsherinnering. Omwille van de relatie kun je ervoor kiezen om na verstrijken van de termijn een tweede herinnering te sturen. Daarmee toon je iets meer coulance. Het is al vaak gezegd, maar vermeld vooral niet dat het om de eerste herinnering gaat. Dan weet je klant dat er nog meer volgen en geef je hem juist weer ruimte.

Kijk hier voor meer tips voor een goede betaalherinnering

4. Geen reactie? Pak de telefoon!

Heb je na drie dagen geen reactie op de (laatste) herinnering? Dan is een logische volgende stap de telefoon. Bellen dus! Heb je de herinnering per post verstuurd. Wacht dan vijf dagen tot je volgende actie.

Telefonische incasso. Niet het leukste om te doen, wel verstandig in deze fase. Voor jou is het handig om nu de vinger aan de pols te houden. Waarom betaalt je klant niet? En wat kun je doen zodat hij wel gaat betalen? Wij merken dat veel ondernemers huiverig zijn om de confrontatie aan te gaan, maar met een goede insteek van het gesprek helpt een telefonische herinnering je zeker.

Hier vind je 5 slimme tips die je helpen om dit gesprek te voeren

5. Next step: de aanmaning

Nog steeds geen resultaat van al je inspanningen? Dan is het tijd voor een aanmaning. De juridische term hiervoor is de ‘ingebrekestelling’.De toon bij een aanmaning is een stuk strenger dan bij de ‘vriendelijke’ betalingsherinnering. Hierbij hanteer je een korte betalingstermijn. Afhankelijk van de oorspronkelijke betalingstermijn varieert dit van 3 tot 8 dagen.

Wil je toch steviger inzetten dan kun je ervoor kiezen om de aanmaning op het papier van je deurwaarder te versturen. Vreemde ogen dwingen, toch? Denk er vooraf wel goed over na.

Lees ook ons artikel: Doorpakken met een aanmaning!

6. De 'Wik-brief' (sommatie) als laatste 'coulante' zet

Let op. Is je klant een consument? Dan hij heeft vanaf de dag dat hij de sommatie heeft ontvangen nog 14 dagen de tijd om zonder extra kosten zijn betalingsverplichting na te komen. Dit is wettelijk verplicht (Wet IncassoKosten).

De hoogte van de incassokosten zijn wettelijk bepaald en afhankelijk van de hoogte van je vordering. Je kunt ze snel uitrekenen met onze handige incassocalculator

Lees ook ons artikel: De WIK-brief (sommatie) als laatste ‘coulante zet’

Ben je op zoek naar een voorbeeld Wik-brief? Die kun je hier vinden.

7. Incasso? Of afboeken?

Jij hebt alles uit de kast gehaald om die betaling toch binnen te krijgen. Maar helaas zonder resultaat. Wat kun je dan nog doen? Een volgende stap is het uit handen geven aan een incassopartner. Dit kan een deurwaarder of een incassobureau zijn. Let op! Er zijn wel degelijk verschillen.

Ben ook kritisch op de aanpak van je incassopartner. ‘No cure, no pay’ klinkt verleidelijk, maar is het wel zo doeltreffend? Gaat dit ook daadwerkelijk leiden tot incasseren? Zorg dat je helder hebt welke aanpak je incassopartner hanteert en welke kostenrisico’s dit met zich meebrengt.

Afboeken kan ook een keuze zijn. De hoogte van het openstaand bedrag kan bepalend zijn hiervoor. Loont het wel om een kostenrisico te lopen? Daar moet je goed over nadenken. Het kan ook zijn dat je inmiddels weet dat de kans op incasseren simpelweg nihil is en dat je daardoor besluit om af te boeken. Lees ook eens ons artikel Aan de slag met incasso? Of toch maar afboe.ken Twijfel je, dan kun je dit overigens altijd even aan ons voorleggen. Wij gaan geen incassotraject starten als dit geen zin heeft.

Hopelijk hebben we je met dit artikel kunnen helpen. Je mag ons altijd bellen voor advies. Onze mkb-specialisten Brenda, Wendy en Willem helpen je graag. Je kunt ook jouw openstaande vordering direct aan ons overdragen.