Het Nibud en Janssen & Janssen hebben een gedeelde missie: het voorkomen van geldproblemen. Er is nog een lange weg met flink wat hobbels te gaan. Eén hobbel is het zorgen dat mensen zelfredzaam zijn in het bijhouden van de financiële administratie in een digitaal tijdperk. We gaan in gesprek met Gea Schonewille, wetenschappelijk medewerker bij Nibud, over de invloed van de digitalisering op het hebben van betaalachterstanden.

Steeds vaker wordt post digitaal verstuurd. Ook facturen en belangrijke berichten vanuit de overheid, Belastingdienst en onder andere de zorgverzekering vallen lang niet allemaal meer op de deurmat. “Het Nibud heeft als doel dat Nederlanders hun inkomsten en uitgaven in balans kunnen houden. Nu en in de toekomst. Een geordende administratie is daarvoor een randvoorwaarde”, start Gea. Het Nibud deed onderzoek naar hoe huishoudens anno 2018 hun administratie bijhouden en ordenen. “In de loop der jaren is veel veranderd. Post wordt steeds vaker digitaal verstuurd. Maar mensen ontvangen ook nog fysieke post. Hoe gaat Nederland hiermee om? Lukt het ze om de financiële administratie op orde te houden?”

Gea studeerde Economische Psychologie en gaandeweg de studie raakte ze meer geïnteresseerd in de verhouding tussen geld en gedrag. Na haar stage bij het Nibud mag ze blijven. Ruim 4 jaar werkt ze nu als wetenschappelijk medewerker op het gebied van schulden en gedrag. Daarnaast organiseert ze samen met Stimulansz drie keer per jaar het platform Schuldhulpverlening voor gemeenten en geeft ze regelmatig lezingen en workshops.

“Het onderzoek laat de relevantie van een geordende administratie zien. De consumenten met een geordende administratie hebben minder vaak betalingsachterstanden en staan minder vaak rood.” Het Nibud roept consumenten dan ook op een systeem in hun huishoudelijke administratie aan te brengen. Wat is een goed systeem? “Het één is niet beter dan het ander”, aldus Gea. Op de vraag of het beter is om de financiële administratie online of fysiek te bewaren. “Het is wel belangrijk dat je voor één systeem kiest: online of offline. Het moet bij je passen, dan is het ook makkelijker om bij te houden.”

Voordelen van digitale facturen wegen zwaarder dan nadelen

“E-facturen en berichten in een ‘mijn omgeving’ worden vaker over het hoofd gezien. Er zijn ook minder fysieke triggers. Toch vormen e-facturen niet perse een groot risico in de toekomst. Het gebruikersgemak van digitale facturen is groot. Wel is het een uitdaging voor bedrijven om op te vallen. Een tip is om bijvoorbeeld een automatische melding in te stellen als er een nieuw bericht is. Zodat mensen daarvan op de hoogte worden gesteld. Wil je het helemaal goed doen. Maak het bericht dan ook persoonlijk en vermeld het onderwerp van het bericht.”

Debiteuren openen net zo vaak e-mails als mensen zonder schulden

Eén van de resultaten van het onderzoek is dat mensen met betalingsachterstanden de post minder vaak openen. Dat is wellicht al bekend. Maar: e-mails openen ze net zo vaak als dat mensen zonder betalingsachterstanden doen. Daar liggen dus kansen om debiteuren te bereiken.

Daarnaast blijkt dat jongeren tussen 18 en 35 jaar tot de risicogroep behoren. Niet omdat ze niet digitaal vaardig zijn – integendeel – ze zijn niet administratief vaardig. “Ze hebben minder vaak een duidelijk systeem voor de administratie en zien vaker belangrijke documenten in de e-mail over het hoofd. Samen met Wijzer in geldzaken pleiten we er al heel lang voor dat financiële educatie in het onderwijs curriculum verankerd wordt. Wanneer jongeren op school al financiële voorlichting krijgen en leren omgaan met geld, maakt dat ze meer zelfredzaam zijn voor de toekomst. Daarnaast zijn life events als op kamers gaan, samenwonen, trouwen en kinderen krijgen mooie momenten om aan de slag te gaan met de administratie. Dan is de urgentie er.”

Houd rekening met de situatie van de debiteur

Als het kwaad al is geschied en schulden zijn gemaakt, liggen er volgens Gea nog voldoende kansen voor bedrijven om de situatie niet erger te maken. “Maak de communicatie zo makkelijk en begrijpelijk mogelijk. Voeg duidelijke acties toe. Stuur ook vroegtijdig reminders uit zodat debiteuren nog de mogelijkheid hebben om hier op te reageren.” Consumenten komen ook nog wel eens in de problemen als automatische incasso’s worden afgeschreven net voordat het inkomen wordt gestort. “Speel hier als organisatie op in en houd rekening met de timing wanneer je een rekening of aanmaning verstuurd. Weet je niet wat het beste moment voor de debiteur is? Vraag het gewoon: ‘Wanneer heb je het liefste dat wij afschrijven?’. Probeer dus ook flexibel te zijn met betaaltermijnen. En de laatste tip: Ben proactief in het contact met debiteuren. Probeer vroeg contact te maken en vraag of je kunt helpen. Wacht niet af, maar ben het een stapje voor”, sluit Gea af.

Voor meer informatie lees het rapport ‘Financiële administratie in een digitaal tijdperk’.