Regelmatig merk ik dat ondernemers in een situatie komen waarbij, na het verstrijken van de betalingstermijn, nog steeds niet is betaald. En dat is erg vervelend. Niet alleen omdat de tegenprestatie nog niet is geleverd, maar ook omdat je als ondernemer weer tijd en energie moet steken in het oplossen van dit probleem.
Bovendien merken we vaak dat ondernemers opzien tegen het nabellen bij niet-betaalde facturen; ze zijn bang dat de relatie met de opdrachtgever eronder zal lijden. Begrijpelijk, maar een niet-betalende opdrachtgever levert natuurlijk geen omzet op. Even de telefoon pakken geeft snel een beeld van waar je als ondernemer aan toe bent. Er kan natuurlijk ook een logische verklaring zijn voor het uitblijven van de betaling.
We adviseren ondernemers altijd om twee à drie dagen na het verstrijken van de betalingstermijn toch de telefoon te pakken en te achterhalen waar het mis gaat. Daarbij geven we ze de volgende adviezen mee.
1. Zorg dat je de regie houdt in het gesprek
Ten eerste is het belangrijk te zorgen dat jij de regie houdt. De opdrachtgever is haar verplichting (nog) niet nagekomen. Confronteer hem of haar hier mee, maar doe dit op een rustige manier en vraag hoe dit komt en wanneer je de betaling kan verwachten. Luister goed waarom er nog niet is betaald en denk alvast na hoe dit op een zo goed mogelijke manier kan worden opgelost. Dit met als doel zo snel mogelijk de betaling te ontvangen.
Raakt de opdrachtgever emotioneel? Blijf zelf vooral rustig en rationeel en probeer de opdrachtgever te kalmeren, zodat het gesprek dat je met hem of haar hebt een rustig vervolg krijgt. Houd het verder zakelijk!
2. Zorg ervoor dat je achterhaalt waarom er niet wordt betaald
Een van de belangrijkste zaken is om te achterhalen waarom de factuur nog niet is betaald. Het kan zijn dat je wat ontwijkende antwoorden krijgt. ‘Het is toch al betaald?‘, ‘Ik heb helemaal geen factuur ontvangen!’ of ‘Mijn baas is met vakantie en hij moet accorderen’ zijn vaak antwoorden die op zich goed te pareren zijn. Vanuit dergelijke antwoorden kun je gemakkelijk naar een oplossing werken.
Het kan ook zijn dat je opdrachtgever financiële problemen heeft. ‘Deze maand zit ik even krap, maar volgende maand komt het in orde!’. Bij deze situatie gaan bij mij alarmbellen rinkelen en is het belangrijk om alert te zijn. Het is dan belangrijk de vinger aan de pols te blijven houden en, wanneer de betaling uitblijft, direct in te grijpen en bijvoorbeeld een incassopartner in te schakelen.
Wanneer je opdrachtgever failliet gaat (en dat gebeurt helaas vaker als de economie wat minder draait) is de kans groot dat de geleverde goederen of diensten noot betaald zullen worden.
3. Maak duidelijke afspraken en leg deze schriftelijk of per e-mail vast
Je hebt nu te horen gekregen waarom er niet is betaald. Nu ben jij aan zet! Is er al betaald? Dan vraag je wanneer er is betaald en controleert dit direct (betalingskenmerk, rekeningnummers). Vaak kom je er dan al snel achter waar het euvel zit.
Is er toch nog niet betaald? Dan maak je direct concrete afspraken met je opdrachtgever wanneer de betaling wordt verricht. Dit doe je ook wanneer je opdrachtgever aangeeft dat zijn meerdere de factuur nog niet heeft geaccordeerd.
Geeft je opdrachtgever aan de factuur nooit te hebben ontvangen? Stuur hem dan direct per e-mail de factuur toe en combineer dit met concrete afspraken over het nakomen van de betalingsverplichting. Zorg dus voordat je gaat bellen dat je de factuur inzichtelijk hebt en indien nodig direct kunt nasturen. Zit je opdrachtgever financieel in een lastige positie? Geef hem één keer uitstel.
Zorg dat je alles wat je met elkaar bespreekt schriftelijk vastlegt. Ik adviseer vaak om gemaakte afspraken per e-mail naar de opdrachtgever te versturen en daarbij te vragen om de gemaakte afspraken in een reply op de e-mail nog even te bevestigen. Het is wel belangrijk dat je dit in het telefoongesprek al met elkaar afspreekt.
4. Je opdrachtgever is het er niet mee eens
Je opdrachtgever is van mening dat je de prestatie niet volgens afspraak bent nagekomen. Dit is een vervelende situatie die helaas regelmatig voorkomt. Ik adviseer altijd om je opdrachtgever de mogelijkheid te bieden om zijn redenen aan te voeren. Waarom is hij ontevreden? Dat wil je als ondernemer natuurlijk weten. En heeft je opdrachtgever een terecht punt? Ook daar moet je als ondernemer kritisch op zijn. Heeft hij een terecht punt, probeer er dan samen op een correcte wijze uit te komen. Daarmee vergroot je de kans dat deze (terecht kritische) opdrachtgever niet naar de concurrent stapt. Wanneer je op een royale manier schikt, dan kan hij zelfs een ambassadeur voor je worden.
Dit is natuurlijk een situatie die je niet graag herhaald ziet, en voorkomen is beter dan genezen. Tijdens gesprekken met ondernemers adviseer ik altijd om ervoor te zorgen dat de eigen documenten zoals algemene voorwaarden, contracten en facturen helemaal in orde zijn. Vaak is het toch wel verstandig om dit door een jurist te laten controleren. Dat kan een hoop ellende voorkomen.
Beoordeel je het verweer als onredelijk en je kunt je opdrachtgever niet overtuigen? Dan adviseer ik je om je reactie op het verweer uit te schrijven in een brief en/of e-mail.
Zo staat je standpunt namelijk op papier, en loop je niet het risico dat een en ander onduidelijk of onjuist kan overkomen bij je opdrachtgever zoals in een telefoongesprek het geval kan zijn. Indien je er zelf niet uitkomt, kun je overwegen een jurist in de armen te nemen. Kijk echter wel kritisch naar de waarde van de transactie. Ligt deze hoog, dan wil je natuurlijk koste wat kost de betaling tegemoet zien. Gaat het om een lage waarde, dan moet je je afvragen of een juridisch traject de moeite waard is.
Bovendien kun je je dan afvragen of je wel verder wilt met deze opdrachtgever. Je kunt er ook voor kiezen om op een zakelijke manier afscheid van hem of haar te nemen. Ik realiseer me dat dit een lastig proces is voor een ondernemer. Wij adviseren ondernemers graag hoe in een situatie zoals deze te handelen.
5. Wat je vooral niet moet doen
Er zijn natuurlijk ook een aantal ‘don’ts’ tijdens het nabellen. Word nooit emotioneel tijdens het nabellen. Dan verlies je de controle over het gesprek én over jezelf. Houd het zakelijk en zorg dat je de regie in handen houdt. Verder kan ik adviseren je nooit te beperken tot mondelinge afspraken. Op een later moment kan dit leiden tot vervelende situaties. Je opdrachtgever kan de gemaakte afspraken ontkennen en dan blijft betaling uit.
Heb jij nog goede tips? Dan horen we ze natuurlijk ook graag! Heb je vragen, wil je adviezen toegespitst op jouw persoonlijke situatie? Aarzel dan niet om contact met ons op te nemen.