In drie stappen naar een doeltreffende betaalherinnering
Tja, wat je nooit wilt gebeurt dan toch... Geen betaling binnen na verstrijken van de betaaltermijn. Reden tot paniek? Nee hoor. Maar wel het moment om goed de regie te pakken. Een logische volgende stap is een betalingsherinnering. Wacht hier niet te lang mee. Wij adviseren om dit twee tot drie dagen na verstrijken van de betalingstermijn te versturen.
Hieronder hebben we de belangrijkste aandachtspunten voor jou op een rijtje gezet.
1. Blijf positief!
De oorzaak kan heel onschuldig zijn. Een net iets te trage administratie, kruisbetaling, of gewoon vergeten. Blijf daarom in deze fase positief. In ieder geval totdat het tegendeel is bewezen. Zorg daarom dat je communicatie vriendelijk van toon is. Door een e-mail te sturen herinner je jouw klant op informele manier dat je de betaling nog niet hebt.
Wij adviseren nog niet te bellen. Dat is een stap die komt als er niet wordt gereageerd op deze vriendelijke herinnering.
2. Ben concreet in je communicatie
Het doel van je communicatie is om die betaling binnen te krijgen. Belangrijk is dus dat je heel concreet bent. Om welke factuur gaat het? Hoe hoog is het openstaande bedrag? Naar welke rekeningnummer moet worden overgemaakt? Welke termijn krijgt jouw klant hiervoor?
Over concreet zijn gesproken. Het is een open deur, maar zet geen ‘eerste’ of ‘tweede’ herinnering in je onderwerp regel. Daarmee geef je jouw klant het gevoel dat er nog wel een volgende herinnering komt.
3. Start met dossieropbouw
Zoals eerder aangegeven moet je zeker positief blijven. Het is nu wel slim om een dossier te starten. In dit dossier bewaar je de gemaakte afspraken en alle onderlinge communicatie rondom de overeenkomst. Daarom is een betalingsherinnering via e-mail handig. Het is laagdrempelig, vriendelijk en je hebt bovendien aantoonbare communicatie die je aan het dossier kunt toevoegen. Bij bellen is dit toch weer lastiger. Ook is het goed om de betalingsherinnering ook via de post te versturen. Zo vergroot je de kans dat de herinnering ook daadwerkelijk wordt ontvangen en dat er dus een betaling volgt. Zo verklein je de kans dat wordt aangegeven dat er nooit een herinnering is ontvangen.
Een volledig dossier verhoogt de verhaalsmogelijkheden aanzienlijk, wanneer een gerechtsdeurwaarderskantoor met het betalingsgeschil aan de slag gaat. En het laat zien dat je daadwerkelijk actie hebt ondernomen om eerst samen tot een oplossing te komen voordat je verdere acties hebt uitgezet.
Wat verder goed is om te weten
Maak betalen laagdrempelig. Belangrijk is dat jij het jouw klant zo makkelijk mogelijk maakt om te betalen. Dat kan bijvoorbeeld door direct een betaallink mee te sturen.
- Is er sprake van een geschil en ben je daarover in gesprek? Wacht dan nog even met het versturen van de herinnering.
- Creatieve communicatie doet wonderen en kan je een gunfactor brengen. Je kunt natuurlijk standaardteksten gebruiken. Probeer jouw boodschap net iets leuker – met een knipoog – over te brengen. Wie weet tover jij een glimlach op het gezicht van je klant. Denk er wel goed over na. Zorg dat je de plank niet misslaat.
Met deze tips kan het niet anders dan dat een betaling volgt. Toch niet het gewenste effect? Je kunt ons altijd even bellen.
